Como encontrar o espaço ideal para seu evento corporativo

Mais do que atrações, cardápio ou música — a primeira coisa que impressionará seus convidados será o espaço. E, para além da primeira impressão, o espaço é responsável, em grande parte, pela experiência do evento.

Apesar disso tudo, a imensa maioria dos eventos corporativos são feitos em locais homogêneos entre si: salões de hotel, salas de reunião cinzas, auditórios e ambientes sem muita expressão. Por isso, preparamos esse guia com 07 dicas para você encontrar o espaço ideal:

 

Capriche no briefing do evento

Nós já falamos sobre a importância do briefing no post sobre organização de eventos (para vocês verem como é necessário!). Aqui vale dizer que: NÃO PROCURE UM ESPAÇO ANTES DE TER UM BRIEFING DETALHADO.

Você vai gastar muito, mas muito, tempo (e dinheiro) à toa.

Claro que, todas as informações são importantes, mas algumas são apenas essenciais para encontrar o espaço de evento ideal:

  • Qual seu orçamento para a locação?
  • Quais as necessidades dos convidados? (precisarão sentar, comer, meditar, circular, usar computadores?) [considerar quantidade de pessoas]
  • Existe restrição/preferência de região?
  • Você vai precisar montar alguma estrutura? Precisará de mais tempo?
  • Como serão os alimentos e bebidas? Jantar ou coquetel? Precisa de cozinha?
  • Qual o propósito do seu evento e qual a atmosfera você quer que o espaço transmita?

 

Fuja de espaços de eventos comuns

Apesar de mais fácil, não é uma boa ideia. Acreditamos que o tempo que você deixará de gastar na pesquisa de um lugar diferenciado não compensará:

  1. O esforço para proporcionar uma experiência única, num lugar sem personalidade.
  2. A sensação de “lugar comum” que seus convidados irão sentir

A dica aqui é abrir a mente para novas possibilidades. Se você precisa organizar um almoço de negócios, por exemplo, ao invés de fazer reserva nos restaurantes clássicos (que todo mundo já foi), você pode encontrar uma casa — com privacidade e personalidade!

Quer fazer um workshop? Que tal ambientes que estimulem o Design Thinking? O pensamento em grupo e que, ao mesmo tempo, sejam aconchegantes? (Você realmente acredita que uma sala cinza qualquer tem essas características?).

 

Confira cada detalhe

O ar-condicionado é suficiente para a quantidade de pessoas?

Há toaletes suficientes?

O sistema de som está funcionando?

Há estacionamento/metrô nas redondezas?

Já pensou na decoração?

Caso precise, tem backup de internet?

Cada evento é um evento e, portanto, tem sua própria estrutura. Nosso conselho é que você analise cada ponto do briefing e busque as informações.

Essa, inclusive, é uma das partes mais trabalhosas do processo. Aqui na Yepness, nós já coletamos praticamente todas as informações necessárias para sua tomada de decisão.

Lembre-se: detalhes fazem toda a diferença.

 

Atente à burocracia

Muitas vezes, na empolgação de encontrar o espaço ideal para o evento, nos esquecemos de notar questões burocráticas.

Desde autorizações legais, caso necessárias, até prazos de pagamento.

A maioria dos nossos espaços, por exemplo, pedem 50% do valor total da locação como reserva. O não pagamento, garante apenas uma pré-reserva — ou seja: você pode perder seu espaço ideal!

Seja você uma empresa ou um produtor de eventos — confira, com o máximo de antecedência, os prazos e processos de compra necessários.

 

Converse com o anfitrião

Confira todas as informações e detalhes que precisa, entenda melhor a dinâmica do espaço e explique o propósito do evento para o anfitrião.

Seja dono ou gerente, ninguém melhor que quem receberá seu evento para poder te ajudar. Encare o anfitrião como um facilitador do processo, afinal, ninguém melhor que ele sabe do espaço, certo?

Pergunte todo o necessário, faça solicitações ou combinados antes de fechar negócio.

Uma dica de ouro aqui é: não pressuponha nada, por mais que lhe pareça óbvio. Cada espaço é único e, portanto, tem suas próprias regras.

Quanto mais alinhado você estiver com o anfitrião, maiores as chances de sucesso.

 

Considere imprevistos

Antecipe-se: e se chover no dia do evento?

É importante ter um gerador de energia?

A internet é essencial no evento? Já considerou ter um backup de internet?

Confira equipamentos eletrônicos com antecedência (ex: projetor, sistema de som, etc)

Encontre os principais pontos do seu evento para garantí-los em dobro.

  • Tenha um checklist para o dia do evento
    • Esse é um dia que pode ser de muito nervosismo. Claro que, se você seguiu os últimos 6 passos, as chances de sucesso são grandes.

Prepare, com antecedência, uma lista de tudo o que precisa estar impecável. Alô, detalhes? Aqui é com vocês!

 

Brincadeiras a parte, cada detalhe tem que ser checado — do papel higiênico do banheiro à tela de projeção.

Como essa listinha, o dia do seu evento será muito mais tranquilo e proveitoso.

 

Ufa! Ninguém disse que era fácil, mas está longe de ser impossível. Encontrar o espaço ideal para o seu evento é um desafio, mas, se vencido, pode ser sua glória. Caso esteja procurando lugares para eventos corporativos — dê uma olhada nos espaços Yepness!

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