Como economizar tempo na organização de eventos

Você sente que está sempre correndo para organizar seu evento? Sempre tem mais coisas para fazer do que tempo? Queria que o dia tivesse 48 horas? Calma, não é só você!

Organizadores de eventos, sejam produtores em agências ou profissionais dentro de empresas sofrem com o mesmo problema: a correria na organização de eventos.

Seja uma reunião de board, um workshop ou o lançamento de um produto — organizar e produzir um evento de sucesso não é uma tarefa simples, muito menos rápida.

Por isso, separamos algumas dicas:

 

Qual o propósito do evento?

Essa talvez seja a pergunta mais importante de todo o processo e deve ser a primeira.

É para o público, para cargos de liderança, influenciadores, fortalecimento de marca, venda de serviços?

Sem essa pergunta respondida, todo o esforço poderá ser em vão.

 

Briefing

Faça um briefing detalhado e certeiro. Seja com clientes ou superiores — esse passo é muito, mas muito, importante.

Essa etapa mal feita acarreta em uma série de refações, longas trilhas de e-mail, dezenas de ligações, idas e vindas e, é claro, dinheiro desperdiçado.

Cada evento é único e, portanto, tem necessidades específicas. No entanto, ressaltamos aqui alguns pontos que não podem faltar no seu briefing:

  • Qual seu orçamento total para o evento?
  • Quantos convidados?
  • Existe uma data específica?
  • Qual o tipo de evento (coquetel, jantar, encontro, lançamento…)?
  • Qual o horário do evento?
  • Qual o tipo de alimentação (jantar, coffee break, brunch, almoço, buffet)?
  • O que é preciso ter no espaço do evento (mesas e cadeiras, cozinha, telão, área aberta)?

 

Organização de eventos em si

Com o briefing completo em mãos, começa a diversão, dizemos, a organização do evento.

Como o próprio nome já diz, organizar um evento tem tudo a ver com organização. Apesar de importante em muitos trabalhos, na produção de um evento é nada menos que essencial.

  • Saber com quem falou, quando e o quê.
  • Quanto dinheiro foi gasto, quanto ainda resta.
  • O que está concluso nas contratações e o que ainda precisa ser combinado.
  • Comparação de orçamentos e prazos.

Para isso, você pode usar planilhas simples (recomendamos serviços online como o Google Sheets). Outra dica é ter tudo documentado, mesmo que por e-mails — isso te dará segurança para possíveis imprevistos.

 

Encontre o espaço ideal

Essa é uma das tarefas que mais toma seu tempo, acertamos? São dezenas de ligações e visitas técnicas. Trilhas de e-mail e muito tempo aguardando orçamentos e, mais ainda, fazendo negociações.

Faltam informações importantes e engajamento/expertise do espaço.

Você só encontra os mesmos espaços de sempre (salas cinzas e lobbies de hotel).

Está em busca de algo surpreendente, que proporcione uma experiência totalmente nova aos convidados, acertamos?

Essa é, realmente, uma tarefa difícil. Nossa dica é ter em mente o briefing, o propósito do evento e um checklist — o que não pode faltar no espaço?

Outra sugestão é ser flexível e pensar sempre na experiência do convidado acima de qualquer coisa.

Aqui na Yepness nós facilitamos o trabalho dos organizadores de evento. Todos os espaços da plataforma foram selecionados por uma curadoria especializada. Ou seja, em apenas um lugar você encontra variedade de espaços diferenciados e com todas as informações que você precisa para tomar uma decisão.

É só entrar, escolher e falar com a gente! A melhor parte? Você não paga absolutamente nada além do valor da locação.

Já pensou quanto tempo sobrando você teria se economizasse o tempo de busca, visita e tudo o mais que envolve buscar um espaço sozinho?

Descubra nossos espaços para eventos corporativos.

 

A experiência do evento está nos detalhes

Agora que você já resolveu as “grandes questões” do evento, é hora de usar uma lupa e concentrar-se nos detalhes.

E, por detalhes, queremos dizer do papel higiênico do banheiro a temperatura do ar-condicionado, o local para estacionar e, principalmente, se a internet dará conta da quantidade de convidados.

É pensar se terá algum tipo de brinde, se os assentos são confortáveis, se a comunicação do evento está clara.

Existe algo, que tenha a ver com o propósito do evento, que pode ser feito para melhorar a experiência? Se sim, avalie a complexidade e a relevância para decidir se vale ou não o investimento.

 

Nossa melhor dica para organização de eventos?

Por fim, a maior dica para economizar tempo na organização de eventos é: evite a refação! Estabeleça diretrizes desde o começo e faça tudo da melhor forma possível, para fazer uma vez só.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *